Textes de référence

• Loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives
• Loi du 21 décembre 1970 (articles L 1424.7 à 10 du code général des collectivités territoriales et R 317.2 à 4 du code des communes) sur le dépôt obligatoire aux archives départementales des archives centenaires des communes de moins de 2 000 habitants
• Décret n° 88.849 du 28 juillet 1998 relatif au contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives des collectivités territoriales, contrôle exercé par le Directeur des Archives départementales sous l'autorité du Préfet.

Définition

Les archives communales sont les documents, quels que soient leur date, leur forme ou leur support matériel produits ou reçus par l'administration communale dans l'exercice de son fonctionnement.

La documentation administrative (journaux, périodiques, documents d'information) doit être distinguée comme une catégorie à part.

Devoirs et obligations du maire

Les archives communales sont des archives publiques imprescriptibles et inaliénables.Toute destruction éventuelle de documents périmés doit être obligatoirement soumise à l'autorisation de l'Etat, représenté par le Directeur des archives départementales.Les frais de conservation des archives constituent une dépense obligatoire pour les communes.Les archives de la commune doivent être conservées dans un bâtiment public et dans des meubles et pièces inaccessibles au public. Elles ne peuvent être prêtées par le maire pour satisfaire aux recherches de particuliers.Le maire est responsable civil des archives communales : état civil, registre de délibérations, cadastre, dossiers du personnel et de gestion.Les délibérations, actes réglementaires et officiels doivent être consignées dans des registres obligatoirement cotés et paraphés au préalable par le préfet ou le sous-préfet de l'arrondissement.

L'état civil doit être relié périodiquement, le secrétaire de mairie doit tenir à jour les tables décennales.

Après chaque renouvellement de municipalité, un récolement des archives doit être établi et un procès verbal de décharge et de prise en charge doit être dressé.L'accès aux archives communales est un droit public.Les délibérations, budgets et pièces à l'appui, permis de construire, listes électorales sont des documents immédiatement communicables. Tous les autres documents ne peuvent être communiqués qu'après un délai de 30 ans, sauf l'état civil et le cadastre consultables à partir de 100 ans, sinon sous forme d'extraits délivrables par le secrétaire de mairie. Les matrices cadastrales contenant des informations liées à la vie privée ne peuvent être librement manipulées par le public. En revanche, le plan cadastral peut être consulté.

Le Directeur des Archives départementales doit être consulté pour tout aménagement éventuel des locaux d'archives.